If you have ever participated in an office relocation, you know it can be a chaotic and stressful process. 不仅有无数的细节必须注意, 搬迁通常必须在短时间内完成，以便企业能够迅速恢复正常运营.
Any mistakes can lead to costly downtime. 它们还会损害你在客户中的声誉，损害你获得新业务的机会. So, the stakes are high. 但是如果你仔细有条不紊地计划和执行你的办公室搬迁, 没有理由它不能以顺利和有效的方式进行.
Understanding the Office Moving Process
不管你的公司有多大，也不管你搬迁的复杂程度如何, the moving process always has the same key phases:
- Packaging. This involves wrapping, 装袋和缓冲物品，准备放入容器. Electronics require special attention here, 因为它们很容易损坏，可能需要放置或包裹在防静电材料中以增加保护.
- Crating. 较大的物品可能必须放在木箱或瓦楞纸箱中, especially if they will be traveling long distances. 对于形状不寻常的物品，定制设计的容器是理想的选择.
- Shipping. 无论物品是在城市的另一端还是在世界的另一端, attentive coordination of their transport is a must. 即使是丢失了一项重要资产，也会使办公室陷入停顿，直到找到或替换它.
充分、恰当地完成每个阶段是确保行动顺利进行的最好方法.
Your Office Moving & Relocation Checklist
当与世界各地的企业合作搬迁办公室时, we encourage them to take these steps:
- Plan your move well in advance. 等到最后一分钟才制定或敲定战略，往往是办公室搬迁中出现错误的原因. 那些花时间制定计划并在搬家前多次审查的公司会得到轻松的回报, uneventful moves.
- Choose a “move manager” to oversee the process. 虽然很多人会在你的办公室搬迁中扮演重要的角色, 有一个关键的人，他的工作是看到“大局”，并确保没有任何遗漏，这是一个好主意. The specialty crating, 与您合作的包装和运输公司将在协调移动中发挥关键作用, as well, 但你的团队中应该有一个能与他们密切合作的人.
- Find the right office relocation experts. The crating, 您选择的包装和运输公司可以在您搬家的成功中发挥重要作用. 你是否做过调查，找到一个有丰富经验的组织，可以成为你搬家的合作伙伴，而不仅仅是一个服务提供商. 与能为你的办公设备和家具投保的公司合作也会很有帮助. Your insurance company may provide that coverage as well. Just be sure that you have adequate financial protection.
- Communicate early and often with your employees. 一个常见的错误是，你认为公司里的每个人对你的行动都是一致的. Often, 有些人专注于其他事情，没有完全跟上公司对他们的期望和搬家的时间表. 一定要与员工分享你的计划，并在执行计划的过程中及时向员工汇报进展.
- Pay special attention to your IT requirements. In today’s digital world, 没有计算机网络和互联网接入，大多数企业无法正常运作. 如果不小心落下了咖啡机，还有其他解决办法. 如果员工不能访问文件或发送电子邮件，这是一个更严重的问题.
- Understand your move out/in responsibilities. 在你搬离现在的地方，搬进新的地方之前，你的房东和新房东可能都有你必须满足的要求——比如打扫你现在的办公室，或者安排好你在新居所需要的服务. 回顾一下这些，这样你就不会在搬家当天或搬家后猝不及防.
- Put in change-of-address orders. 确保任何人发送或运送东西到你现在的地址-美国邮政总局, customers, vendors, etc.—knows when and where you are moving. 你不希望你的邮件或物资在混乱中丢失.
- Assign personal and group tasks. Ideally, 每个员工都应该按照您提供的指导方针负责准备他们工作区域的物品. They should also be assigned larger, group tasks in areas beyond their workspace, 比如在休息室或会议室帮忙准备和打包物品.
- Label every item. 重要的是要以一种方式标记资产，表明项目是什么以及它在新办公室中的位置. 这可以确保你可以快速地打开行李，整理好并恢复工作. “We’ll just figure it out when we get there.” is not an effective strategy.
- Move non-essential assets in advance if possible. 如果你在搬家前可以进入你的新空间，并且可以接管日常操作不需要的物品, that can be very helpful. 你提前完成的任务越多越好.
- Keep the lines of communication open on moving day. Even with the most detailed of office relocation plans, issues come up that must be dealt with “on-the-fly.“要确保每个人都知道在遇到什么类型的问题时应该联系谁.
- Express your appreciation after your successful move. 办公室搬迁是一项劳动密集型的项目，通常情况下，变化会带来压力. Once you are operational in your new space, 一定要庆祝员工的成就，认可他们的努力.
Make Your Office Relocation a Success
Whatever you need to move—desks, chairs, bookshelves, credenzas, filing cabinets, copiers, large printers, computer terminals, telecommunication equipment, 计算机服务器-适当的计划和工作与一个熟练的和有经验的创建, packaging and shipping company are the keys to success!